Afin de faciliter la gestion propre d’un bien immobilier, il est possible d’avoir recours à des logiciels de gestion immobilière, mais également à des sites internet qui proposent un service de gestion locative en ligne. Ce qui est alors une assistance à la gestion immobilière directe (mais pas un substitut à la gestion locative par un administrateur de biens), qui n’est généralement pas gratuit.
La gestion locative en ligne prend en charge des tâches administratives similaires à celle de la gestion locative classique, mais ne couvre pas tout le périmètre des tâches à effectuer : le propriétaire reste donc le principal acteur de sa gestion.
Le propriétaire dispose d’un tableau de bord consultable sur le site afin de suivre ses démarches, la gestion locative de son bien et ses documents.
Les services de la gestion locative en ligne
Les services inclus dans la gestion locative en ligne peuvent être très divers. Le périmètre des prestations de gestion locative en ligne est donc à étudier attentivement.
Recherche de locataire :
- Rédaction du bail locatif.
Relation avec le locataire et le syndic :
- Avis d’échéance et quittance : envoi de la demande de paiement et de la quittance.
- Encaissement : assure l’encaissement et le paiement du propriétaire.
- Régularisation des charges.
- Indexation automatique des loyers.
- Relance du locataire pour la réception de l’attestation d’assurance et de l’entretien de la chaudière.
Gestion des problèmes dans la relation avec le locataire :
- Décompte de la caution des factures éventuelles de remise en état
- Assistance juridique par internet ou téléphone.
- Relances simples, mises en demeures, transmission du dossier à l’avocat et à l’huissier.
Aide générale à la gestion du bien :
- Mise à disposition de tous les documents juridiques nécessaires (mises à jour avec les dernières modifications législatives).
- Un système de stockage et d’archivage de tous les documents concernant la gestion immobilière d’un bien.
- Un système d’alerte pour ne pas oublier certaines démarches dans la gestion immobilière comme l’indexation annuelle des loyers ou la fin de bail.
- Envoi des éléments permettant d’effectuer la déclaration des revenus fonciers.
- Consultation des comptes de gestion locative.
Tout comme la gestion locative par un administrateur de biens, dans le cadre de la gestion locative en ligne, il convient de vérifier ce que comprend la prestation (à comparer à la liste des services ci-dessus) et les éventuels frais cachés comme la facturation de lettre recommandé ou la limitation du nombre de courriers de relance. Certains sites proposent uniquement de mettre à votre disposition les documents remplis et vous devez les envoyer. Il faut donc lire attentivement les services et les comparer.
Les travaux restant à la charge du propriétaire dans le cadre de la gestion locative en ligne
En fonction des formules de gestion locative en ligne, le propriétaire peut prendre en charge quelques prestations décrites ci-dessus non prise en compte dans la prestation du site, mais également les éléments suivants :
Recherche de locataire :
- La recherche du locataire elle-même. Toutefois, les sites de gestion locative en ligne proposent également parfois le passage d’annonces gratuites (frais inclus dans le forfait global) afin de faciliter la recherche de locataires. La valeur ajoutée de ce service peut être toutefois limitée si une annonce sur Leboncoin suffit à louer vote bien par exemple.
- La sélection du locataire, incluant également la vérification de la solvabilité et la négociation du loyer.
- La signature du contrat de location et de l’acte de caution. La rédaction des contrats peut être un service du site de gestion locative en ligne.
- L’état des lieux d’entrée et de sortie. De même les documents vierges et le mode de fonctionnement peuvent être mis à disposition sur le site de gestion locative en ligne.
Relation avec le locataire et le syndic :
- La relation avec le locataire est entièrement assurée par le propriétaire, notamment les déplacements pour rencontrer le locataire et les réceptions d’appel ou de courriers.
- La représentation aux assemblées générales de copropriété.
- Les demandes de devis, sélection des entreprises et suivi des travaux.
Gestion des problèmes dans la relation avec le locataire :
- Les éventuelles procédures contentieuses sont à engager par le propriétaire avec une possible aide du site de gestion locative en ligne au niveau légal ou envoi de courriers.
Le tarif de la gestion locative en ligne
Les tarifs de la gestion locative en ligne sont aussi variés que le périmètre de prestations.
Pour 2 euros par mois, il est possible de trouver un service simple d’envoi d’alertes par SMS pour aider le propriétaire dans l’ordonnancement de ses tâches.
Pour 5 euros par mois, c’est l’envoi de quittances mensuelles.
Pour 7,50 euros par mois, un site de gestion locative en ligne propose d’envoyer les quittances de loyer par courrier à la place du propriétaire, mais également les lettres de relance et de mise en demeure, le courrier de régularisation des charges, la demande d’attestation d’assurance habitation et d’entretien de la chaudière.
Pour 25 euros par mois, il est envisageable de trouver un site de gestion locative en ligne qui répond à la plupart des services listés ci-dessus.
25 euros par mois pour un loyer de 1000 euros, cela revient à des frais de gestion locative de 2.5 % TTC.
Les frais de gestion locative en ligne peuvent être moindres pour un parking par exemple, mais également moindre proportionnellement si vous mettez en gestion locative en ligne plusieurs biens.
Les frais de gestion locative en ligne sont également déductibles des revenus fonciers, suivant votre choix de mode d’imposition.